Mengadakan acara yang meningkatkan pengetahuan dan kemampuan karyawan, seperti seminar, maka anda perlu menyiapkan dengan sebaik mungkin. Salah satu persiapan yang perlu anda lakukan adalah menyiapkan berbagai perlengkapan yang dibutuhkan. Perlengkapan ini bisa berupa fasilitas untuk narasumber dan peserta serta perlengkapan lainnya yang dibutuhkan demi kelancaran acara seminar tersebut.
List Perlengkapan Acara Seminar yang Harus Anda Siapkan
Acara seminar termasuk acara penting bagi sebuah perusahaan atau lembaga karena bisa meningkatkan pengetahuan sekaligus skill karyawan. Tentu saja dampak positifnya bisa dirasakan langsung oleh perusahaan anda. Selain menyiapkan rundown acara seminar, anda juga perlu menyiapkan berbagai perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut Konveksi Surabaya akan menjelaskan mengenai beberapa list perlengkapan acara seminar yang harus anda siapkan.
1. Brosur dan Handout
Perlengkapan acara seminar pertama yang perlu anda siapkan adalah brosur dan handout. Brosur biasanya berupa lembaran kertas yang berisikan berbagai informasi penting yang berubungan dengan acara. Misalnya saja mulai dari nama acara, tema acara, tanggal pelaksanaan, fasilitas atau souvenir, berbagai keuntungan dan lainnya hingga bisa dijadikan media promosi. Sementara itu, handout adalah lembaran kertas yang biasanya berisikan materi dari narasumber atau rangkuman yang berisi poin-poin penting. Biasanya, handout akan dibagikan kepada peserta bersama berbagai souvenir lainnya dengan tujuan agar peserta lebih mudah memahami materi.
2. Banner
Banner juga menjadi bagian perlengkapan yang penting untuk disiapkan di berbagai acara, termasuk acara seminar. Biasanya ada beberapa jenis banner yang bisa anda gunakan di acara seminar, misalnya seperti banner utama. Banner utama biasanya akan dicetak dalam ukuran besar dan biasanya dicetak di belakang panggung utama dengan desain yang berisi tema seminar, nama dan foto narasumber serta waktu pelaksanaan. Ada juga jenis X banner atau Y banner dengan ukuran yang lebih kecil. Biasanya banner ini akan dibuat berdiri dan biasanya berisi informasi terkait seminar yang ditujukan untuk peserta.
3. Photobooth
Selain banner, anda juga perlu mencetak photobooth agar bisa lebih menarik perhatian peserta. Photobooth mirip seperti banner, namun biasanya dicetak dalam ukuran yang lebih besar dan dijadikan sebagai area untuk foto-foto bagi peserta, narasumber maupun panitia. Biasanya desain photobooth akan dibuat khusus supaya bisa mencerminkan identitas acara, menarik perhatian, terlihat instagramable dan semacamnya. Dengan adanya photobooth ini, setelah acara selesai, peserta bisa tetap betah di tempat karena ingin berfoto-foto terlebih dahulu.
4. Buku Tamu
Buku tamu diperlukan untuk tahap awal acara, bahkan terkadang juga digunakan di akhir acara. Biasanya ketika peserta pertama kali datang, mereka akan mengisi buku tamu sebagai langkah registrasi sebelum masuk ke ruang seminar. Oleh sebab itu, buku tamu ini tidak boleh ketinggalan untuk anda siapkan. Di dalamnya peserta diharuskan mengisi beberapa informasi pribadi, seperti nama, email dan semacamnya. Manfaatnya adalah ketika anda ingin membagikan sesuatu kepada peserta lebih mudah, seperti e-sertifikat, e-book materi dan semacamnya. Selain itu, dari buku tamu anda bisa mengetahui jumlah peserta dan bisa dijadikan bahan evaluasi.
5. ID Card
ID Card merupakan kartu identitas yang bisa berfungsi untuk lebih mudah dikenali sebagai bagian dari acara seminar tersebut. Anda bisa membuat dua jenis ID Card, yaitu ID Card khusus peserta dan khusus panitia. Kedua jenis tersebut bisa dibedakan berdasarkan desainnya maupun berdasarkan warna dari lanyard. Jadi, lanyard adalah tali untuk ID Card yang dibuat secara khusus hingga lebih kuat, halus dan memiliki desain custom. Dengan menggunakan lanyard, tentu acara anda bisa terlihat lebih profesional dan lebih enak dilihat.
6. Souvenir
Souvenir menjadi salah satu daya tarik yang bisa membuat banyak orang tertarik untuk mengikuti acara anda. Oleh sebab itu, banyak juga penyelenggara acara seminar yang mencantumkan souvenir di bagian brosur atau posternya. Ada berbagai jenis souvenir yang bisa anda masukkan ke dalam seminar kit. Seperti blocknote, pulpen, mug, tumbler, lanyard, totebag, bahkan juga kaos seminar. Khusus untuk kaos seminar anda bisa pesan dengan desain custom, bahan yang nyaman, seperti katun agar membuat semua orang yang terlibat terlihat lebih kompak. Anda bisa pesan kaos seminar yang berkualutas di Konveksi Surabaya.
7. Sertifikat
Seperti yang sudah disebutkan di awal, bahwa dengan mengikuti seminar, seorang karyawan bisa meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya. Oleh sebab itu, banyak yang tertarik untuk mengikuti seminar agar bisa menjadi orang yang lebih kompeten lagi. Salah satu bukti yang bisa ditunjukkan adalah adanya sertifikat seminar yang resmi. Sertifikat ini sangat penting bagi banyak orang sebagai bukti kompetensi yang dibutuhkan di dunia kerja. Oleh sebab itu, sebaiknya anda memberikan sertifikat seminar ini untuk peserta. Bahkan, terkadang narasumber juga membutuhkan sertifikat untuk berbagai tujuan.
8. Konsumsi
Acara seminar termasuk jenis acara yang biasanya berjalan selama berjam-jam, bahkan tak jarang ada yang melewati tengah hari. Oleh sebab itu, anda perlu menyiapkan konsumsi untuk semua orang agar mereka tidak kelaparan dan tetap bisa fokus pada acara. Anda bisa menyiapkan dua jenis konsumsi, terutama jika acara seminar anda berlangsung lebih dari tengah hari, yaitu makanan berat untuk makan siang dan makanan ringan atau snack untuk dibagikan di tengah-tengah acara atau saat coffee break.
9. Kamera
Acara seminar termasuk acara yang penting dan sangat berkesan bagi banyak orang. Oleh sebab itu, agar anda bisa mengabadikan setiap momen yang terjadi dengan lebih maksimal, maka perlu menyiapkan kamera terbaik untuk panitia. Dengan demikian, dokumentasi acara bisa dilakukan dengan lebih baik dan dengan hasil yang lebih berkualitas. Selain itu, anda tentu saja membutuhkan dokumentasi yang bagus ketika membuat laporan pertanggungjawaban setelah acara selesai dilaksanakan.
10. Tempat
Tentu saja anda perlu menyiapkan tempat yang nyaman untuk acara seminar berlangsung. Ada berbagai ciri-ciri tempat yang cocok untuk acara seminar, seperti memiliki fasilitas yang lengkap karena dengan demikian, anda tidak perlu menyiapkan lebih banyak lagi perlengkapan. Misalnya saja adalah jumlah meja dan kursi yang cukup. Adanya proyektor, sound system, jaringan internet, kamar mandi yang nyaman serta berbagai fasilitas penting lainnya.
Demikianlah penjelasan mengenai list perlengkapan acara seminar yang perlu anda siapkan. Dengan menyiapkan semua perlengkapan yang penting, maka acara seminar yang akan anda adakan bisa berjalan dengan lebih lancar. Hal ini dikarenakan berbagai perlengkapan di atas sangat menunjang kelancaran acara seminar. Oleh sebab itu, jangan sampai ada satupun perlengkapan yang tertinggal karena bisa membuat acara anda kurang menarik.