Ketika menjalankan suatu perusahaan, anda tentu perlu memikirkan cara untuk mengembangkan pengetahuan dan kemampuan para karyawan. Semua itu tentu demi meraih kemajuan dalam usaha yang anda jalankan. Salah satu cara yang bisa anda lakukan adalah dengan mengadakan acara seminar kantor. Tentu anda perlu mengetahui terlebih dahulu beberapa tips membuat acara seminar kantor yang menarik agar bisa berjalan sukses.
Tips Membuat Acara Seminar Kantor yang Menarik dan Sukses
Acara seminar biasanya akan menghadirkan narasumber yang sudah kompeten pada suatu bidang untuk menyampaikan materi terkait kemajuan keilmuan tertentu. Hal ini akan meningkatkan pemahaman dan kemampuan karyawan anda. Oleh sebab itu, acara seminar ini perlu dipersiapkan dengan sebaik-baiknya agar menarik dan berjalan sukses. Berikut Konveksi Surabaya akan menjelaskan mengenai beberapa tips membuat acara seminar kantor yang menarik dan sukses.
1. Bentuk Panitia
Ketika mempersiapkan acara seminar kantor, tentu adanya panitia menjadi hal yang sangat penting. Hal ini karena panitialah yang mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan untuk mengadakan acara seminar tersebut. Oleh sebab itu, anda perlu membentuk panitia yang berasal dari orang-orang kompeten di bidang tertentu, misalkan kompeten dalam mengatur keuangan, dokumen, menyusun acara yang menarik, pandai dalam teknologi informasi, desain, fotografi dan semacamnya. Dengan demikian, persiapan acara bisa berjalan dengan lebih lancar.
2. Tentukan Tema yang Menarik
Salah satu daya tarik sebuah acara seminar tentu dari temanya. Banyak orang yang tertarik ikut acara seminar karena mengangkat tema di bidang yang dia sukai atau minati. Oleh sebab itu, anda perlu membuat tema seminar yang menarik, dengan kalimat yang tertata dengan indah, tidak bertele-tele dan tidak terlalu panjang. Usahakan juga memilih tema yang masih berkaitan dengan bidang perusahaan anda hingga setiap materi yang disampaikan oleh narasumber akan bermanfaat untuk perkembangan kemampuan karyawan yang berdampak pada kemajuan perusahaan.
3. Kenali Target Peserta
Anda perlu menetapkan target peserta atau target audiens acara seminar tersebut di awal. Hal ini dikarenakan target peserta akan mempengaruhi berbagai hal lainnya hingga perlu ditentukan di awal. Karena ini merupakan acara seminar kantor, maka target peserta bisa dari karyawan perusahaan anda sendiri. Bisa juga anda membuka seminar untuk umum hingga karyawan dari perusahaan lain atau bahkan masyarakat umum juga bisa bergabung. Dengan memikirkan hal tersebut, anda juga bisa menemukan gambaran mengenai rentang usia calon peserta serta informasi lainnya.
4. Pilih Narasumber yang Tepat
Setelah mengetahui tema seminar dan siapa target pesertanya, maka anda sudah bisa mencari narasumber yang tepat. Tentu penentuan narasumber ini harus sesuai dengan tema seminar yang sebelumnya sudah anda tentukan. Usahakan narasumber tersebut memang kompeten dan memiliki keahlian dalam bidang tersebut. Pilih juga narasumber yang sudah cukup terkenal hingga bisa menarik perhatian banyak orang. Pertimbangan lainnya yang perlu anda lakukan adalah kemampuannya dalam menyampaikan materi harus sesuai dengan target pesertanya dan cara penyampaiannya tidak membosankan.
5. Tentukan Waktu yang Tepat
Dalam menentukan waktu pelaksanaan acara seminar, tentu tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Ada berbagai macam pertimbangan yang perlu anda pikirkan terlebih dahulu. Misalnya pastikan bahwa pada tanggal tersebut narasumber yang diinginkan bisa hadir hingga anda juga bisa memberikan opsi tanggal saat menghubungi narasumber. Pastikan juga bahwa tanggal yang dipilih bukan waktu-waktu liburan atau peringatan hari tertentu, kecuali jika anda mengadakan seminar memang untuk memperingati hari-hari tertentu.
6. Lokasi Acara
Selanjutnya anda juga mulai memikirkan dimana lokasi acara seminar tersebut akan dilangsungkan. Jika perusahaan anda memiliki hall room atau ruangan yang cukup besar untuk menampung banyak orang, maka bisa menggunakan ruangan tersebut. Namun, jika tidak memilikinya, maka bisa mencari tempat lainnya. Usahakan tempat tersebut mampu menampung semua peserta. Oleh sebab itu, anda juga bisa menentukan berapa target jumlah peserta maksimalnya. Selain itu, pastikan lokasi tersebut berada di daerah yang strategis hingga mudah dijangkau oleh semua orang.
7. Buat Susunan Acara yang Menarik
Susunan acara seminar yang menarik tentu sangat penting untuk menjaga agar peserta bisa tetap semangat dan antusias hingga acara berakhir. Jangan sampai ada peserta yang menguap kebosanan di tengah acara atau bahkan di awal acara. Oleh sebab itu, selain adanya acara penyampaian materi dan diskusi, anda juga bisa menambahkan acara seru lainnya, seperti ice breaking atau games, kuis berhadiah dan semacamnya. Dengan demikian, para peserta bisa terus antusias dalam mengikuti setiap rangkaian acara seminar tersebut.
8. Siapkan Dana yang Cukup
Dana atau keuangan tentu menjadi faktor yang sangat krusial ketika akan mengadakan suatu acara. Hal ini dikarenakan anda pasti perlu mengeluarkan sejumlah uang untuk membuat acara seminar yang berjalan dengan meriah. Ada berbagai perlengkapan yang memerlukan biaya hingga anda perlu seseorang yang ahli dalam menghitung kebutuhan keuangan acara untuk menjadi bendahara panitia. Dengan demikian, anda memiliki perhitungan kebutuhan dana yang lebih akurat hingga tidak akan kekurangan sampai acara selesai diselenggarakan.
9. Siapkan Semua Peralatan yang Dibutuhkan
Dalam membuat sebuah acara yang sukses, selain dana, tentu anda perlu perlengkapan yang memadai. Oleh sebab itu, anda perlu memiliki daftar perlengkapan yang dibutuhkan untuk acara tersebut, selain yang sudah disiapkan oleh tempat seminar. Biasanya, jika anda menyewa tempat untuk acara seminar sudah disiapkan proyektor, kursi, mikrofon dan panggungnya. Oleh sebab itu, anda bisa mempersiapkan peralatan lainnya, seperti kamera, banner, spanduk, photobooth, perlengkapan registrasi dan semacamnya.
10. Konsumsi, Souvenir dan Sertifikat
Anda perlu memikirkan konsumsi untuk peserta, narasumber, bahkan untuk panitia. Terutama jika acara anda tersebut sampai melebihi jam makan siang, maka selain makanan ringan, anda perlu menyiapkan makanan berat. Berkaitan dengan konsumsi, anda perlu menyiapkan konsumsi yang berbeda untuk narasumber. Selain itu, souvenir juga perlu anda siapkan, baik itu souvenir untuk peserta maupun souvenir untuk pembicara seminar. Perlengkapan terakhir yang penting untuk anda siapkan adalah sertifikat karena biasanya ada banyak orang ikut seminar karena ingin mendapatkan sertifikatnya.
Demikianlah beberapa tips membuat acara seminar yang menarik dan bisa berjalan sukses. Dengan menerapkan berbagai macam tips di atas, maka anda bisa melakukan persiapan acara dengan lebih baik lagi hingga tidak ada hal penting yang terlewatkan. Untuk membuat seluruh peserta, bahkan narasumber terlihat kompak, maka anda bisa pesan kaos seminar dengan desain custom sebagai souvenir seminar di Konveksi Surabaya.