Rundown atau susunan acara merupakan sesuatu yang penting dalam mempersiapkan suatu acara, meskipun itu hanya acara perayaan acara ulang tahun perusahaan. Dengan membuat rundown acara yang jelas, maka anda bisa menjalankannya dengan lebih teratur dan tidak kebingungan mengenai apa saja yang harus disiapkan.
Oleh sebab itu, anda perlu mengetahui cara membuat rundown acara ulang tahun perusahaan yang tepat agar bisa melakukan persiapan dengan matang.
Cara Membuat Rundown Acara Ulang Tahun Perusahaan
Ketika anda berhasil membuat rundown yang menarik, maka bisa membantu mewujudkan acara impian yang berjalan lancar dan meriah. Berikut Konveksi Surabaya akan menjelaskan mengenai beberapa cara membuat rundown acara ulang tahun perusahaan.
1. Tentukan Tujuan dan Tema Acara
Cara membuat rundown acara ulang tahun perusahaan bisa diawali dengan menentukan tujuannya terlebih dahulu. Meskipun ini hanya sebuah acara ulang tahun, tetap saja anda perlu menentukan tujuannya dengan lebih spesifik.
Misalnya, bertujuan untuk melihat kilas balik perjuangan perusahaan sejak berdiri, mensyukuri semua pencapaian, atau tujuan lainnya. Selanjutnya, anda bisa mulai membuat tema acara ultah perusahaan berdasarkan tujuan tersebut. Barulah dari sini, anda bisa mulai memikirkan konsep acara ultah kantor yang tepat sesuai tujuan dan tema acara.
2. Buat Daftar Kegiatan yang Ingin Dilakukan
Setelah anda melaksanakan poin pertama di atas, maka selanjutnya bisa membuat daftar kegiatan yang ingin dilakukan. Tentu saja daftar kegiatan ini tidak boleh sembarangan karena harus sesuai dengan tema dan konsep yang sudah dibuat sebelumnya.
Meskipun ini acara ulang tahun, bukan berarti acaranya hanya berupa tiup lilin saja, anda bisa membuat berbagai kegiatan yang menyenangkan. Misalnya saja makan bersama, doa bersama, live musik, awarding untuk karyawan atau berbagai kegiatan lainnya. Pada tahap ini, anda hanya perlu membuat daftar saja tanpa perlu memikirkan urutannya.
3. Tentukan Durasi Setiap Kegiatan
Setelah selesai membuat daftar kegiatan, selanjutnya anda bisa menentukan durasi untuk setiap kegiatan tersebut. Anda bisa memperkirakan berapa waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan setiap kegiatan. Perkiraan waktu tersebut usahakan merupakan perkiraan maksimal agar kegiatannya bisa berjalan maksimal, tidak terburu-buru dan anda bisa lebih tenang misalnya ada kendala teknis dan semacamnya.
4. Tentukan Penanggung Jawab dan Pengisi Acara
Langkah selanjutnya adalah anda bisa menentukan siapa saja yang menjadi penanggung jawab kegiatan atau pengisi setiap acara tersebut. Misalnya saja, untuk hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan di panggung, seperti live music, pertunjukan kesenian dan semacamnya, penanggung jawab adalah divisi acara.
Untuk acara makan-makan, penanggung jawab adalah divisi konsumsi. Begitu juga dengan pengisi acara, mulai dari MC, pihak yang akan tampil dan sebagainya juga harus ditentukan, bisa dari internal perusahaan, bisa juga dari pihak luar.
5. Buat Grafis Rundown
Grafis rundown yang dimaksud di sini adalah tampilan susunan acara ultah perusahaan yang mudah dimengerti oleh semua orang. Biasanya, grafis rundown ini berupa tabel yang berisikan waktu pelaksanaan, nama kegiatan, nama penanggung jawab dan pengisi acara.
Pada tahap ini, anda bukan hanya memasukkan berbagai kegiatan ke dalam tabel, namun juga mulai mengurutkannya. Jadi, pada tahap ini, seharusnya rundown anda sudah lebih rapi dan siap dibagikan ke pihak lain.
6. Koordinasikan dengan Pengisi Acara
Setelah rundown anda sudah rapi dan siap, maka anda bisa mengkoordinasikannya dengan pengisi acara. Tujuannya agar para pengisi acara bisa mempersiapkan diri dengan lebih baik dan mengetahui kapan mereka harus tampil.
Selain itu, mereka juga mendapatkan gambaran acara secara menyeluruh hingga bisa membantu menjalankan tugasnya dengan lebih baik. Hal ini biasanya berlaku untuk MC yang bertugas dari awal hingga akhir.
7. Komunikasikan dengan Semua Panitia
Selain memberitahukan kepada pengisi acara, anda juga harus memberitahukan rundown tersebut ke seluruh panitia. Dari sini anda bisa mengetahui apakah rundown tersebut sudah bagus atau masih ada kekurangan di berbagai bagian. Jika ada kekurangan atau koreksi dari panitia lain, maka anda harus berbesar hati dan mencatat semua masukan dari mereka. Tentu saja ini semua demi acara ultah perusahaan yang lebih baik.
8. Revisi dan Finalisasi
Langkah terakhirnya adalah anda melakukan revisi di berbagai bagian rundown yang mendapatkan koreksi sebelumnya. Revisi atau perbaikan dilakukan pada bagian-bagian yang memang sudah disepakati sebelumnya oleh semua orang hingga kemudian difinalisasi menjadi rundown yang matang. Rundown tersebut yang kemudian akan digunakan ketika hari H atau saat pelaksanaan acara ultah perusahaan.
Demikianlah penjelasan mengenai beberapa cara membuat rundown acara ulang tahun perusahaan. Dengan mengikuti berbagai langkah di atas, maka anda bisa membuat rundown yang baik dan memang sesuai dengan harapan perusahaan.
Jika berhasil membuat rundown yang demikian, maka pasti bisa membantu anda dalam mewujudkan perayaan ultah perusahaan yang meriah. Jangan lupa untuk membuat kaos event di Konveksi Kaos Surabaya agar panitia terlihat kompak dan memudahkan koordinasi di lapangan.