Ketika anda hendak mengadakan acara gathering kantor, maka langkah awal yang bisa anda lakukan adalah membentuk panitia. Tentu saja untuk membuat acara gathering yang sukses membutuhkan panitia dari orang-orang yang kompeten.
Tapi, sebelum itu, anda perlu mengetahui terlebih dahulu susunan panitia yang dibutuhkan. Oleh sebab itu, anda perlu melihat contoh susunan panitia acara gathering kantor yang bisa anda gunakan.
Contoh Susunan Panitia Acara Gathering Kantor yang Bisa Anda Gunakan
Jika anda berhasil membentuk panitia yang tepat, maka acara gathering tersebut bisa terlaksana dengan meriah karena semua disiapkan secara matang. Berikut Konveksi Surabaya akan menjelaskan mengenai beberapa contoh susunan panitia acara gathering kantor yang bisa anda coba.
1. Ketua Panitia
Susunan panita gathering yang pertama tentu saja ketua panitia. Posisi yang satu ini sangat penting hingga perlu anda pilih pertama. Ketua panitia memiliki tugas yang meliputi memberikan pengarahan, mengawasi, mengontrol dan memastikan semua berjalan sesuai dengan rencana.
Tanggung jawab ketua panitia yang sangat besar terhadap kesuksesan acara menyebabkan tidak semua orang cocok. Oleh sebab itu, anda perlu memilih orang-orang yang memiliki jiwa kepemimpinan untuk menempati posisi ini.
2. Sekertaris
Di bawah ketua panitia ada sekertaris yang berhubungan dengan berbagai dokumen yang dibutuhkan oleh kepanitiaan. Biasanya tugas seorang sekertaris meliputi hal-hal yang berkaitan dengan proposal, surat menyurat, laporan pertanggung jawaban dan tugas kesekertariatan lainnya.
Oleh sebab itu, anda perlu memilih orang yang memiliki kemampuan Microsoft Office yang cukup baik serta bisa bekerja dengan cepat.
3. Bendahara
Kepanitiaan untuk acara sebesar gathering tentu saja membutuhkan dana yang besar. Namun, agar dana tersebut bisa dimanfaatkan dengan maksimal, maka anda membutuhkan bendahara yang handal dalam mengelola keuangan. Mengatur keuangan kepanitiaan memang menjadi tugas utama seorang bendahara.
Namun, lebih detail lagi, seorang bendahara harus mampu mengatur pemasukan dan pengeluaran hingga memastikan semua keperluan panitia tercukupi dengan budget yang sudah ditentukan.
4. Divisi Acara
Peran divisi acara tentu sangat penting untuk kesuksesan dan kemeriahan acara gathering anda. Oleh sebab itu, anda perlu membentuk divisi acara yang terdiri dari orang-orang dengan pemikiran kreatif.
Beberapa tugas dari divisi acara adalah menentukan tema gathering dan konsep gathering, membuat rundown acara gathering yang menarik dengan memasukkan kegiatan seru gathering di dalamnya, menentukan siapa saja pengisi acara dan semacamnya. Jika diisi oleh orang-orang kreatif, pasti bisa membuat acara gathering anda berjalan sangat seru.
5. Divisi Perlengkapan
Sesuai dengan namanya, divisi yang satu ini bertugas untuk menyiapkan berbagai perlengkapan yang dibutuhkan oleh semua panitia. Oleh sebab itu, orang-orang yang dipilih untuk divisi ini harus memiliki sifat teliti, memiliki jaringan atau pengetahuan luas hingga bisa mendapatkan perlengkapan yang dibutuhkan serta mau bekerja keras.
Beberapa perlengkapan yang perlu disiapkan adalah perlengkapan games gathering, perlengkapan lomba gathering, banner, megaphone, souvenir, hingga kaos gathering. Untuk kaos gathering berkualitas, anda bisa memesannya di Konveksi Kaos Gathering Surabaya.
6. Divisi Transportasi
Biasanya tempat acara gathering yang menarik dan disukai itu berada di luar kota dan memiliki pemandangan bagus. Oleh sebab itu, sudah pasti anda membutuhkan transportasi yang memadai. Oleh sebab itu, anda perlu membentuk divisi khusus, yakni divisi transportasi yang bertugas untuk mengurus segala kebutuhan terkait transportasi. Orang-orang di divisi ini harus memiliki skill komunikasi yang bagus dan memiliki jaringan ke tempat sewa transportasi yang dibutuhkan.
7. Divisi Konsumsi
Biasanya, agar membuat peserta puas, namun tidak terlalu lama, kegiatan gathering dilaksanakan selama dua sampai tiga hari. Oleh sebab itu, anda perlu membentuk divisi konsumsi yang tugas utamanya memastikan tidak ada yang kelaparan selama kegiatan berlangsung.
Jadi, anda perlu memilih orang-orang yang memang suka dan mengerti mengenai masakan atau kuliner. Divisi ini harus memastikan bahwa sebelum jam makan tiba, makanan sudah harus siap hingga ketika waktu makan tiba, para peserta bisa langsung menyantap hidangan yang disiapkan.
8. Divisi Publikasi Dan Dokumentasi
Divisi publikasi dan dokumentasi juga cukup penting dalam kepanitiaan. Biasanya, divisi yang satu ini harus diisi oleh orang-orang yang kreatif dan mengerti mengenai sosial media dan juga bagaimana mengambil gambar yang bagus.
Seperti yang anda ketahui, orang-orang zaman sekarang sangat suka mendokumentasikan berbagai macam momen hingga divisi ini harus selalu sigap mengabadikan berbagai momen penting yang terjadi selama acara berlangsung, serta melakukan publikasi di sosial media perusahaan.
9. Divisi Humas
Acara sebesar gathering sudah pasti membutuhkan kerja sama dengan pihak luar, paling tidak pihak tempat penginapan dan tempat acara. Oleh sebab itu, anda membutuhkan divisi humas yang bertugas menjadi penghubung antara panitia dan pihak luar. Jadi, divisi ini harus diisi oleh orang-orang yang memiliki kemamapuan komunikasi yang cukup baik hingga tidak ada masalah kesalahpahaman antara perusahaan dan pihak luar.
Demikianlah penjelasan mengenai contoh susunan panita acara gathering kantor yang bisa anda coba. Dengan membuat susunan panitia yang sesuai dan tepat, maka anda bisa menyiapkan acara gathering dengan lebih matang.
Hal ini menjadi faktor besar yang sangat mempengaruhi kesuksesan acara gathering tersebut. Oleh sebab itu, anda jangan sampai sembarangan dalam memilih orang-orang yang masuk dalam kepanitiaan.